¿Qué documentos debes entregar a tu contador cada mes?

Checklist mensual para una MYPE

• Comprobantes de ventas emitidos y anulados.
• Comprobantes de compras, servicios y gastos del negocio.
• Estados bancarios de todas las cuentas utilizadas por la empresa.
• Movimientos de caja, billeteras digitales y medios de pago.
• Información de trabajadores, remuneraciones, vacaciones y cambios de planilla.
• Control de inventario, mermas, devoluciones y traslados de mercadería.
• Contratos, préstamos, aportes, retiros y compras de activos.
• Notificaciones o comunicaciones recibidas de SUNAT u otra entidad.

1. Ventas y cobros

Reúne los comprobantes emitidos y verifica que las ventas cobradas por banco, tarjeta, billetera digital o efectivo puedan relacionarse con el registro del negocio. También informa anulaciones, devoluciones, descuentos y cobranzas pendientes.

2. Compras y gastos

Entrega los comprobantes vinculados con la actividad: mercadería, alquiler, servicios, transporte, publicidad, honorarios y otros gastos. Conserva contratos, órdenes, constancias de pago y cualquier documento que explique la operación.

3. Bancos, caja y otros medios de pago

Incluye los estados de cuenta completos y una explicación de transferencias entre cuentas, préstamos, aportes, retiros y movimientos que no correspondan a una venta o gasto habitual. No envíes únicamente capturas aisladas.

4. Trabajadores y planilla

Comunica ingresos y ceses, asistencias, vacaciones, licencias, horas extras, comisiones y cambios de remuneración dentro del plazo acordado. Los datos tardíos pueden afectar los cálculos y las obligaciones laborales del periodo.

5. Inventario y operaciones especiales

Informa compras de activos, importaciones, préstamos, contratos nuevos, notas de crédito, mermas, pérdidas, devoluciones o movimientos de inventario relevantes. Estas operaciones suelen requerir una revisión adicional.

Una rutina sencilla de cierre

1. Separa los documentos por mes desde el primer día.
2. Usa una carpeta digital con secciones para ventas, compras, bancos, planilla y otros.
3. Registra las operaciones que necesitan explicación.
4. Revisa que no falten estados bancarios ni comprobantes.
5. Entrega todo en la fecha acordada y conserva una copia.

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar solo fotos por WhatsApp?

Para una consulta puntual puede servir, pero no es el mejor archivo mensual. Conviene usar carpetas ordenadas y archivos legibles, con un nombre que identifique fecha, proveedor y tipo de documento.

¿Debo entregar movimientos de todas mis cuentas?

Entrega la información de todas las cuentas y medios de pago utilizados por el negocio. Si existen operaciones personales mezcladas, indícalas para que puedan distinguirse durante la revisión.

¿Cuándo debo enviar la información?

Define con tu contador una fecha fija que permita revisar el periodo antes de los vencimientos. Esperar al último día reduce el tiempo disponible para detectar y corregir diferencias.

Nota profesional: la lista es una guía general. Los documentos necesarios pueden variar según la actividad, el régimen tributario, el número de trabajadores y las operaciones realizadas por cada empresa.